Cancelaciones y modificaciones de reservas

Cancelaciones por parte del cliente (vía bot)

Si un cliente escribe al bot queriendo cancelar su reserva, el proceso es completamente automático:

1. El cliente escribe algo como "quiero cancelar mi reserva" o "ya no podemos ir el sábado"
2. El bot identifica la reserva activa asociada a ese contacto
3. Pide confirmación al cliente ("¿Confirmas que quieres cancelar la reserva del sábado 22 a las 21:00 para 4 personas?")
4. Si el cliente confirma → la reserva se cancela y el restaurante recibe una notificación
5. El cliente recibe confirmación de la cancelación

Cancelaciones desde el panel del restaurante

Desde Reservas en el panel puedes cancelar cualquier reserva manualmente:

1. Busca la reserva por fecha, nombre o teléfono
2. Abre el detalle de la reserva
3. Haz clic en Cancelar reserva
4. Opcionalmente, indica el motivo (para registros internos)
5. Si el cliente tiene teléfono, puedes enviarle una notificación de cancelación con un clic

Modificaciones de reserva

Las modificaciones (cambio de fecha, hora o número de comensales) se gestionan actualmente desde el panel del restaurante:

1. Abre la reserva en el panel
2. Modifica los campos necesarios
3. Guarda — el sistema verifica automáticamente la disponibilidad para los nuevos datos
4. Si el cliente tiene teléfono registrado, envíale una notificación del cambio

Próximamente: la gestión de modificaciones directamente por el bot en conversación estará disponible en futuras versiones.

Política de cancelación personalizada

Puedes configurar un mensaje de política de cancelación que el bot mostrará a los clientes cuando confirmen una reserva:

"Te recordamos que en caso de no poder venir, agradecemos que canceles con al menos 4 horas de antelación para que podamos dar la mesa a otros clientes."

Esto no bloquea al cliente de hacer la reserva, pero reduce los no-shows al establecer una expectativa clara.

No-shows: qué hacer

Cuando un cliente no aparece sin avisar:

1. Desde el panel, abre la reserva y márcala como No-show
2. Esto actualiza las métricas de no-shows en tu dashboard
3. Si tienes activado el seguimiento de clientes recurrentes, el sistema registra el historial

Marcar los no-shows correctamente te ayuda a tomar mejores decisiones sobre política de overbooking y recordatorios.

Gestión de listas de espera

Actualmente YepTable no gestiona listas de espera automáticas. Si la disponibilidad está completa, el bot informa al cliente y sugiere otros horarios. La gestión de cancelaciones de última hora y asignación a clientes en espera debe hacerse manualmente desde el panel.

Preguntas frecuentes

¿Puede el bot aceptar una cancelación si ya pasó la fecha? No. El bot solo gestiona cancelaciones de reservas futuras. Las pasadas quedan como histórico y solo se pueden editar desde el panel.

¿Se puede configurar un tiempo mínimo para cancelar? Sí. Desde Ajustes → Reservas puedes establecer un tiempo mínimo de antelación para cancelaciones. Si el cliente intenta cancelar fuera de ese plazo, el bot le indica que contacte directamente con el restaurante.

¿Las cancelaciones liberan la disponibilidad automáticamente? Sí. En cuanto se cancela una reserva, esa disponibilidad queda libre y el bot puede aceptar nuevas reservas para ese mismo turno.